نامه اداری؛ راهنما و ۶۰ قالب آماده

ساختار نامه اداری

موضوع کوتاه، عنوان گیرنده، سلام، درخواست روشن، توضیح ضروری و امضا را به همین ترتیب قرار دهید. هر نامه را به یک موضوع محدود کنید. اگر چند درخواست مستقل دارید، آن‌ها را در بندهای جدا بیاورید تا گیرنده بتواند دربارهٔ هرکدام پاسخ بدهد.

عنوان و خطاب

اگر نام مخاطب را نمی‌دانید، عنوان واحد را بنویسید. از القاب طولانی و حدس درباره سمت افراد پرهیز کنید. نام، سمت یا جنسیت مخاطب را حدس نزنید. در پیگیری‌های سازمانی، عنوان واحد معمولاً از نام فرد پایدارتر است.

شروع روشن

به جای مقدمه طولانی، درخواست خود را در بند اول بگویید. در پیگیری‌ها به رویداد یا نامه قبلی ارجاع دهید. گیرنده نباید برای فهم مقصود تا پایان نامه صبر کند. توضیح دلیل را بعد از جملهٔ درخواست بیاورید.

پایان محترمانه

در پایان یک اقدام مشخص بخواهید. «از بررسی شما سپاسگزارم» معمولاً کافی است؛ وعده پاسخ قطعی ندهید. اگر زمان مشخصی ندارید، مهلت نسازید. شیوهٔ اعلام نتیجه را به روال سازمان واگذار کنید.

نیم‌فاصله

در ترکیب‌هایی مانند «می‌خواهم» و «نامه‌ها» نیم‌فاصله بگذارید. پیش از ارسال در برنامه مقصد متن را بازخوانی کنید. اصلاح نگارشی نباید معنای درخواست یا نام خاص اشخاص را تغییر دهد. پیشنهادها را پیش از پذیرش بخوانید.

پرسش‌های متداول