نمونه نامه ارسال صورتجلسه + اصلاح و تأیید تصمیم‌ها
برای ثبت و تأیید برداشت مشترک از جلسه؛ با یک متن ساده و قابل ویرایش شروع کنید.
این نامه چه زمانی مناسب است؟
برای ثبت و تأیید برداشت مشترک از جلسه. این قالب نقطه شروع نگارش است و نتیجه درخواست را تضمین نمیکند. عنوان گیرنده و شرح درخواست را با موقعیت واقعی خودتان سازگار کنید.
نمونه متن کامل
موضوع: ارسال صورتجلسه [گیرنده] با سلام و احترام خلاصهٔ جلسهٔ مورخ [تاریخ شروع / رویداد] با موضوع [توضیحات و جزئیات] را برای بررسی ارائه می‌کنم. لطفاً موارد نیازمند اصلاح را مشخص فرمایید؛ این متن تا تأیید حاضران، صورت‌جلسهٔ نهایی نیست. از توجه و پیگیری شما سپاسگزارم. با احترام [نام فرستنده]
انتخاب متن مناسب موقعیت شما
نامهٔ ارسال صورتجلسه، مخاطب را از نسخهٔ موجود و اقدام مورد انتظار آگاه می‌کند. اگر تصمیم‌ها هنوز تأیید نشده‌اند، متن را پیشنویس بنامید. نام حاضران، زمان جلسه و موارد اختلاف را از یادداشت واقعی بردارید. این صفحه قالب ارسال و درخواست اصلاح را فراهم می‌کند؛ امضای حاضران یا موافقت آن‌ها را به‌صورت خودکار ایجاد نمیکند.
ارسال پیشنویس برای بررسی
موضوع: بررسی پیشنویس صورت‌جلسهٔ [موضوع] [گیرندگان] با سلام و احترام پیشنویس جمع‌بندی جلسهٔ [تاریخ واقعی] با موضوع [موضوع] برای بررسی ارائه می‌شود. خواهشمندم موارد نیازمند اصلاح، به‌ویژه تصمیم‌ها و مسئول پیگیری هر مورد، اعلام شود. این نسخه تا روشن شدن اصلاحات، صورت‌جلسهٔ نهایی معرفی نمی‌شود. با احترام [نام]
پیگیری اصلاح یک مورد مشخص
موضوع: درخواست اصلاح مورد [موضوع] در صورتجلسه [گیرنده] با سلام و احترام در نسخهٔ مربوط به جلسهٔ [تاریخ]، عبارت [شرح مورد] نیازمند تطبیق با جمع‌بندی جلسه است. برداشت اینجانب از گفت‌وگوی انجام‌شده [توضیح] است. لطفاً پس از بررسی با حاضران، نسخهٔ اصلاح‌شده یا توضیح لازم را اعلام فرمایید. با سپاس [نام]
پیشنهاد را به تصمیم تبدیل نکنیم
در یادداشت جلسه، موضوع مطرح‌شده، پیشنهاد و تصمیم نهایی را با عنوان‌های جدا مشخص کنید. برای اقدام هر فرد، فقط مسئولیت و موعدی را ثبت کنید که واقعاً هماهنگ شده است. اگر اختلاف برداشت وجود دارد، آن را موضوع بررسی بنامید نه خطای قطعی دیگران. فایل پیشنویس را با نامی قابل تشخیص از نسخهٔ نهایی نگه دارید. روش تأیید و نگهداری صورتجلسه باید با روال واقعی مجموعه سازگار باشد.
از نمونه تا فایل قابل استفاده
نمونهٔ متناسب را در ویرایشگر باز کنید؛ متن‌های داخل کروشه اطلاعات واقعی شما نیستند و باید تکمیل یا حذف شوند. نام سند را مشخص کنید، پیش‌نمایش را بخوانید و خروجی Word یا PDF بگیرید. فایل Word پس از دریافت قابل ویرایش است؛ نمایش صفحه و فونت را در برنامهٔ مقصد دوباره بررسی کنید. در گوشی، گزینهٔ PDF ممکن است در منوی چاپ یا اشتراک در دسترس باشد. ذخیره در پوشهٔ نامه‌ساز اختیاری و روی همین دستگاه است.
تکمیل قالب اصلی و دریافت Word یا PDF ←
تدوین: نامه‌ساز · ویرایش محتوایی: · نمونهٔ نگارشی، بدون تأیید رسمی سازمان یا تضمین نتیجه
چه اطلاعاتی لازم است؟
- نام فرستنده: نام یا عنوان خودتان.
- گیرنده: عنوان فرد یا واحد مسئول.
- تاریخ شروع / رویداد: تاریخ واقعی رویداد یا شروع بازه؛ تاریخ امروز خودکار جایگزین نمی‌شود..
- توضیحات و جزئیات: موضوع جلسه، حاضران، تصمیم‌های تأییدشده و موارد نیازمند اصلاح را جدا کنید..
چه چیزی نباید بنویسید؟
تصمیم‌ها را از پیشنهادها جدا و نام مسئول را با تأیید او ثبت کنید. اطلاعاتی را که نمی‌دانید خالی بگذارید؛ مبلغ، تاریخ، نام یا مدرک ساختگی وارد نکنید. اگر موضوع به تعهد حقوقی یا مالی مربوط است، متن را با فرد متخصص بررسی کنید.
پیش از ارسال
- موضوع جلسه، حاضران، تصمیم‌های تأییدشده و موارد نیازمند اصلاح را جدا کنید.
- تصمیم‌ها را از پیشنهادها جدا و نام مسئول را با تأیید او ثبت کنید.
موضوع را با متن تطبیق دهید. عنوان گیرنده باید قابل شناسایی باشد. تاریخ سربرگ لزوماً همان تاریخ رویداد نیست. اگر به پیوست اشاره کرده‌اید، فایل مربوط را واقعاً همراه نامه بفرستید. متن نهایی را یک بار در قالب چاپی بخوانید و بعد از باز کردن در Word، ترتیب سطرها را بررسی کنید.