نمونه نامه درخواست جلسه کاری + دستور جلسه کوتاه
برای هماهنگی جلسه کاری؛ با یک متن ساده و قابل ویرایش شروع کنید.
این نامه چه زمانی مناسب است؟
برای هماهنگی جلسه کاری. این قالب نقطه شروع نگارش است و نتیجه درخواست را تضمین نمی‌کند. عنوان گیرنده و شرح درخواست را با موقعیت واقعی خودتان سازگار کنید.
نمونه متن کامل
موضوع: درخواست جلسه [گیرنده] با سلام و احترام اینجانب [نام فرستنده]، برای گفت‌وگو درباره [توضیحات و جزئیات]، خواهشمندم زمان مناسب جلسه را اعلام فرمایید. از توجه و پیگیری شما سپاسگزارم. با احترام [نام فرستنده]
انتخاب متن مناسب موقعیت شما
درخواست جلسه وقتی مفید است که مخاطب بداند جلسه برای چه تصمیم یا هماهنگی لازم است. موضوع را محدود کنید و اگر زمان پیشنهادی دارید، آن را پیشنهاد بنامید. در نامهٔ اولیه لازم نیست تمام جزئیات پروژه را تکرار کنید؛ چند محور اصلی کافی است. نمونهٔ درخواست نخست و نمونهٔ تغییر زمان از هم جدا شده‌اند تا قرار تأییدنشده به عنوان جلسهٔ قطعی مطرح نشود.
جلسه برای یک تصمیم مشخص
موضوع: درخواست جلسه دربارهٔ [موضوع] [گیرنده] با سلام و احترام برای بررسی [مسئله] و تصمیم‌گیری دربارهٔ [اقدام بعدی] درخواست هماهنگی جلسه دارم. محورهای پیشنهادی شامل [محور اول] و [محور دوم] است. لطفاً زمان مناسب و افراد ضروری برای حضور را اعلام فرمایید. با احترام [نام]
درخواست تغییر زمان جلسه
موضوع: درخواست هماهنگی مجدد زمان جلسهٔ [موضوع] [گیرنده] با سلام و احترام دربارهٔ جلسهٔ برنامه‌ریزی‌شده برای [زمان قبلی]، به دلیل [توضیح کوتاه] درخواست بررسی زمان جایگزین دارم. بازه‌های پیشنهادی من [بازه‌ها] است؛ لطفاً در صورت امکان زمان سازگار با برنامهٔ سایر حاضران را اعلام فرمایید. با سپاس [نام]
جلسه را با هدف نتیجه طراحی کنیم
میان «گفت‌وگو دربارهٔ پروژه» و «تعیین مسئول کار باقی‌مانده» تفاوت وجود دارد؛ دومی انتظار از جلسه را روشن می‌کند. اگر حضور کسی فقط برای اطلاع است، ضرورت دعوتش را بررسی کنید. پیوند جلسهٔ آنلاین را پس از تعیین مسیر رسمی اضافه کنید و اطلاعات دسترسی خصوصی را عمومی نگذارید. پس از جلسه، تصمیم‌ها و اقدام‌های تأییدشده را در صورت‌جلسهٔ جدا ثبت کنید؛ متن دعوت جای صورت‌جلسه را نمی‌گیرد.
از نمونه تا فایل قابل استفاده
نمونهٔ متناسب را در ویرایشگر باز کنید؛ متن‌های داخل کروشه اطلاعات واقعی شما نیستند و باید تکمیل یا حذف شوند. نام سند را مشخص کنید، پیش‌نمایش را بخوانید و خروجی Word یا PDF بگیرید. فایل Word پس از دریافت قابل ویرایش است؛ نمایش صفحه و فونت را در برنامهٔ مقصد دوباره بررسی کنید. در گوشی، گزینهٔ PDF ممکن است در منوی چاپ یا اشتراک در دسترس باشد. ذخیره در پوشهٔ نامه‌ساز اختیاری و روی همین دستگاه است.
تکمیل قالب اصلی و دریافت Word یا PDF ←
تدوین: نامه‌ساز · ویرایش محتوایی: · نمونهٔ نگارشی، بدون تأیید رسمی سازمان یا تضمین نتیجه
چه اطلاعاتی لازم است؟
- نام فرستنده: نام یا عنوان خودتان.
- گیرنده: عنوان فرد یا واحد مسئول.
- توضیحات و جزئیات: هدف جلسه، موضوع‌های اصلی و افراد ضروری؛ از دعوت افراد نامرتبط پرهیز کنید..
چه چیزی نباید بنویسید؟
موضوع، هدف جلسه و افراد ضروری را مشخص کنید. اطلاعاتی را که نمی‌دانید خالی بگذارید؛ مبلغ، تاریخ، نام یا مدرک ساختگی وارد نکنید. اگر موضوع به تعهد حقوقی یا مالی مربوط است، متن را با فرد متخصص بررسی کنید.
پیش از ارسال
- هدف جلسه، موضوع‌های اصلی و افراد ضروری؛ از دعوت افراد نامرتبط پرهیز کنید.
- موضوع، هدف جلسه و افراد ضروری را مشخص کنید.
موضوع را با متن تطبیق دهید. عنوان گیرنده باید قابل شناسایی باشد. تاریخ سربرگ لزوماً همان تاریخ رویداد نیست. اگر به پیوست اشاره کرده‌اید، فایل مربوط را واقعاً همراه نامه بفرستید. متن نهایی را یک بار در قالب چاپی بخوانید و بعد از باز کردن در Word، ترتیب سطرها را بررسی کنید.