نمونه نامه ارجاع کار + موضوع، واحد مرتبط و اقدام مورد انتظار
برای هدایت درخواست به مسئول مربوط؛ با یک متن ساده و قابل ویرایش شروع کنید.
این نامه چه زمانی مناسب است؟
برای هدایت درخواست به مسئول مربوط. این قالب نقطه شروع نگارش است و نتیجه درخواست را تضمین نمی‌کند. عنوان گیرنده و شرح درخواست را با موقعیت واقعی خودتان سازگار کنید.
نمونه متن کامل
موضوع: ارجاع کار [گیرنده] با سلام و احترام اینجانب [نام فرستنده]، خواهشمندم موضوع [توضیحات و جزئیات] جهت بررسی و اقدام مقتضی به واحد مرتبط ارجاع شود. از توجه و پیگیری شما سپاسگزارم. با احترام [نام فرستنده]
انتخاب متن مناسب موقعیت شما
نامهٔ ارجاع باید روشن کند چه موضوعی برای چه بررسی‌ای به واحد دیگری فرستاده می‌شود. اگر اختیار تعیین مسئول ندارید، درخواست معرفی مسیر مناسب بدهید و دستور قطعی به نام مجموعه صادر نکنید. ارجاع پرونده با اعلام انجام شدن کار یکسان نیست. نمونه‌ها برای درخواست ارجاع و پیگیری وضعیت کار ارجاع‌شده جدا شده‌اند.
درخواست ارجاع به واحد مرتبط
موضوع: درخواست ارجاع [موضوع] برای بررسی [گیرنده] با سلام و احترام دربارهٔ [شرح موضوع]، خواهشمندم درخواست برای بررسی [اقدام مورد انتظار] به واحد مرتبط ارجاع شود. اطلاعات موجود [شرح کوتاه مستند واقعی] است. در صورت نیاز به تکمیل، لطفاً موارد و مرجع پیگیری را اعلام فرمایید. با احترام [نام]
پیگیری پس از ارجاع ثبت‌شده
موضوع: پیگیری وضعیت ارجاع [مرجع واقعی] [گیرنده] با سلام و احترام پیرو ارجاع ثبت‌شده در [تاریخ] دربارهٔ [موضوع]، مایلم از واحد پاسخ‌گو و وضعیت بررسی مطلع شوم. خواهشمندم مرحلهٔ بعد یا اطلاعات ضروری برای ادامهٔ پیگیری را اعلام فرمایید. با سپاس [نام]
ارجاع را با مسئولیت نهایی اشتباه نگیریم
موضوع، دلیل نیاز به بررسی و اقدام مورد انتظار را جدا بنویسید. نام واحد پیشنهادی را در صورت اطلاع واقعی ذکر کنید، اما حوزهٔ اختیار آن را حدس نزنید. فایل‌ها را فقط در محدودهٔ مجاز منتقل کنید و شرح اطلاعات محرمانه را در نامهٔ عمومی نگذارید. اگر مرجع پیگیری هنوز تعیین نشده، درخواست معرفی کنید. پایان رسیدگی یا تأیید نتیجه را تنها بر اساس رویداد واقعی گزارش کنید، نه صرف ارسال نامه به واحد بعدی.
از نمونه تا فایل قابل استفاده
نمونهٔ متناسب را در ویرایشگر باز کنید؛ متن‌های داخل کروشه اطلاعات واقعی شما نیستند و باید تکمیل یا حذف شوند. نام سند را مشخص کنید، پیش‌نمایش را بخوانید و خروجی Word یا PDF بگیرید. فایل Word پس از دریافت قابل ویرایش است؛ نمایش صفحه و فونت را در برنامهٔ مقصد دوباره بررسی کنید. در گوشی، گزینهٔ PDF ممکن است در منوی چاپ یا اشتراک در دسترس باشد. ذخیره در پوشهٔ نامه‌ساز اختیاری و روی همین دستگاه است.
تکمیل قالب اصلی و دریافت Word یا PDF ←
تدوین: نامه‌ساز · ویرایش محتوایی: · نمونهٔ نگارشی، بدون تأیید رسمی سازمان یا تضمین نتیجه
چه اطلاعاتی لازم است؟
- نام فرستنده: نام یا عنوان خودتان.
- گیرنده: عنوان فرد یا واحد مسئول.
- توضیحات و جزئیات: موضوع کار، واحد پیشنهادی و اقدامی که انتظار دارید بررسی شود..
چه چیزی نباید بنویسید؟
مسئولیت یا نتیجه بررسی را از قبل تعیین نکنید. اطلاعاتی را که نمی‌دانید خالی بگذارید؛ مبلغ، تاریخ، نام یا مدرک ساختگی وارد نکنید. اگر موضوع به تعهد حقوقی یا مالی مربوط است، متن را با فرد متخصص بررسی کنید.
پیش از ارسال
- موضوع کار، واحد پیشنهادی و اقدامی که انتظار دارید بررسی شود.
- مسئولیت یا نتیجه بررسی را از قبل تعیین نکنید.
موضوع را با متن تطبیق دهید. عنوان گیرنده باید قابل شناسایی باشد. تاریخ سربرگ لزوماً همان تاریخ رویداد نیست. اگر به پیوست اشاره کرده‌اید، فایل مربوط را واقعاً همراه نامه بفرستید. متن نهایی را یک بار در قالب چاپی بخوانید و بعد از باز کردن در Word، ترتیب سطرها را بررسی کنید.