نمونه نامه تحویل کار و مسئولیت‌ها + فهرست کارهای باز
برای ثبت هماهنگی انتقال کارها؛ با یک متن ساده و قابل ویرایش شروع کنید.
این نامه چه زمانی مناسب است؟
برای ثبت هماهنگی انتقال کارها. این قالب نقطه شروع نگارش است و نتیجه درخواست را تضمین نمی‌کند. عنوان گیرنده و شرح درخواست را با موقعیت واقعی خودتان سازگار کنید.
نمونه متن کامل
موضوع: تحویل مسئولیت‌ها [گیرنده] با سلام و احترام اینجانب [نام فرستنده]، برای تحویل مسئولیت‌های [توضیحات و جزئیات] تا تاریخ [تاریخ پایان] آماده‌ام؛ خواهشمندم فرد دریافتکننده معرفی شود. از توجه و پیگیری شما سپاسگزارم. با احترام [نام فرستنده]
انتخاب متن مناسب موقعیت شما
تحویل کار با اعلام «همه‌چیز انجام شد» کامل نمی‌شود. گیرنده باید بداند چه کاری تمام شده، چه چیزی باز است و مستندات کجا قرار دارند. اگر فرد دریافتکننده هنوز معرفی نشده، نمونهٔ درخواست تعیین مسئول را به کار ببرید. امضا یا تأیید دریافت دیگران را در متن شخصی پیشاپیش درج نکنید؛ این نمونه گواهی تسویه یا تأیید نهایی تحویل نیست.
اعلام آمادگی برای تحویل
موضوع: هماهنگی تحویل مسئولیت‌های [حوزه] [گیرنده] با سلام و احترام برای تحویل مسئولیت‌های [شرح] تا [تاریخ پیشنهادی] آمادگی دارم. فهرست کارهای باز شامل [موارد] و محل مستندات [مسیر مجاز] است. لطفاً فرد دریافتکننده و روش تأیید تحویل را معرفی فرمایید. با احترام [نام]
ثبت موارد باقی‌مانده پس از جلسهٔ تحویل
موضوع: پیگیری موارد باز در تحویل کار [گیرنده] با سلام و احترام پیرو هماهنگی تحویل در [تاریخ واقعی]، وضعیت موارد [شرح] برای بررسی ارائه می‌شود. مورد [کار باقی‌مانده] هنوز به [اقدام یا تأیید] نیاز دارد. خواهشمندم مسئول پیگیری و اصلاح احتمالی فهرست را اعلام فرمایید. با سپاس [نام]
فهرست تحویل چه ستون‌هایی داشته باشد؟
برای هر کار، عنوان، وضعیت فعلی، اقدام بعدی و محل سند مرتبط را ثبت کنید. نام مسئول بعدی را تنها پس از هماهنگی بنویسید. رمزها را در متن یا فایل عمومی فهرست نکنید؛ انتقال دسترسی باید از مسیر مجاز مجموعه انجام شود. اگر یک کار به مشتری یا واحد دیگر وابسته است، وابستگی را صریح ثبت کنید. پایان دورهٔ همکاری یا مرخصی را با تأیید دریافت مستندات یکی ندانید.
از نمونه تا فایل قابل استفاده
نمونهٔ متناسب را در ویرایشگر باز کنید؛ متن‌های داخل کروشه اطلاعات واقعی شما نیستند و باید تکمیل یا حذف شوند. نام سند را مشخص کنید، پیش‌نمایش را بخوانید و خروجی Word یا PDF بگیرید. فایل Word پس از دریافت قابل ویرایش است؛ نمایش صفحه و فونت را در برنامهٔ مقصد دوباره بررسی کنید. در گوشی، گزینهٔ PDF ممکن است در منوی چاپ یا اشتراک در دسترس باشد. ذخیره در پوشهٔ نامه‌ساز اختیاری و روی همین دستگاه است.
تکمیل قالب اصلی و دریافت Word یا PDF ←
تدوین: نامه‌ساز · ویرایش محتوایی: · نمونهٔ نگارشی، بدون تأیید رسمی سازمان یا تضمین نتیجه
چه اطلاعاتی لازم است؟
- نام فرستنده: نام یا عنوان خودتان.
- گیرنده: عنوان فرد یا واحد مسئول.
- تاریخ پایان: تاریخ پایان یا موعد پیشنهادی؛ با تاریخ شروع مقایسه کنید..
- توضیحات و جزئیات: فهرست مسئولیت‌ها، کارهای نیمه‌تمام و محل مستندات؛ بدون رمز و کلید دسترسی..
چه چیزی نباید بنویسید؟
فهرست کارهای باز و دسترسی‌ها را از متن اصلی جدا نگه دارید. اطلاعاتی را که نمی‌دانید خالی بگذارید؛ مبلغ، تاریخ، نام یا مدرک ساختگی وارد نکنید. اگر موضوع به تعهد حقوقی یا مالی مربوط است، متن را با فرد متخصص بررسی کنید.
پیش از ارسال
- فهرست مسئولیت‌ها، کارهای نیمه‌تمام و محل مستندات؛ بدون رمز و کلید دسترسی.
- فهرست کارهای باز و دسترسی‌ها را از متن اصلی جدا نگه دارید.
موضوع را با متن تطبیق دهید. عنوان گیرنده باید قابل شناسایی باشد. تاریخ سربرگ لزوماً همان تاریخ رویداد نیست. اگر به پیوست اشاره کرده‌اید، فایل مربوط را واقعاً همراه نامه بفرستید. متن نهایی را یک بار در قالب چاپی بخوانید و بعد از باز کردن در Word، ترتیب سطرها را بررسی کنید.