نمونه نامه ارسال گزارش کار + کار انجام‌شده و موانع
برای گزارش پیشرفت دوره‌ای کار؛ با یک متن ساده و قابل ویرایش شروع کنید.
این نامه چه زمانی مناسب است؟
برای گزارش پیشرفت دوره‌ای کار. این قالب نقطه شروع نگارش است و نتیجه درخواست را تضمین نمی‌کند. عنوان گیرنده و شرح درخواست را با موقعیت واقعی خودتان سازگار کنید.
نمونه متن کامل
موضوع: ارسال گزارش کار [گیرنده] با سلام و احترام گزارش فعالیت‌های [توضیحات و جزئیات] در بازهٔ [تاریخ شروع / رویداد] تا [تاریخ پایان] را برای اطلاع و بررسی ارائه می‌کنم. از توجه و پیگیری شما سپاسگزارم. با احترام [نام فرستنده]
انتخاب متن مناسب موقعیت شما
نامهٔ گزارش کار باید خواننده را به وضعیت قابل پیگیری برساند. میان فعالیت انجام‌شده، خروجی تحویل‌شده و کار باقی‌مانده تفاوت بگذارید. صرف نوشتن «امور انجام شد» روشن نمی‌کند چه نتیجه‌ای وجود دارد. نمونه‌های این صفحه گزارش یک بازه و اعلام مانع را جدا می‌کنند تا مسئله‌ای که نیازمند تصمیم است در میان جزئیات روزمره گم نشود.
گزارش یک بازهٔ کاری
موضوع: گزارش وضعیت فعالیت‌های [بازه] [گیرنده] با سلام و احترام در بازهٔ [شروع] تا [پایان]، فعالیت‌های [شرح کارهای انجام‌شده] پیگیری شد. خروجی قابل ارائه [خروجی واقعی] است. موارد باز شامل [موارد] و اقدام بعدی پیشنهادی [اقدام] است. خواهشمندم در صورت نیاز به اصلاح اولویت‌ها اعلام فرمایید. با احترام [نام]
گزارش مانع و درخواست تصمیم
موضوع: درخواست تصمیم دربارهٔ مانع [موضوع] [گیرنده] با سلام و احترام در انجام [کار] با مانع [شرح مشخص] روبه‌رو شده‌ایم. وضعیت فعلی [شرح] و اقدام انجام‌شده برای پیگیری [اقدام واقعی] است. برای ادامه، تصمیم دربارهٔ [موضوع تصمیم] لازم است. خواهشمندم مسیر اقدام بعدی را اعلام فرمایید. با سپاس [نام]
وضعیت را با شاهد قابل بررسی همراه کنیم
برای هر مورد بگویید انجام شده، در حال انجام است یا منتظر اقدامی مشخص است. درصد پیشرفت یا عدد عملکرد را بدون مبنای واقعی به متن اضافه نکنید. اگر نتیجه در سند جداست، محل دسترسی مجاز آن را معرفی کنید و تنها فایل واقعاً همراه را پیوست بنامید. در گزارش مانع، نقش واحدهای دیگر را بدون نسبت دادن تقصیر شرح دهید و تصمیمی را که انتظار دارید روشن کنید. طول گزارش باید با نیاز مخاطب متناسب باشد.
از نمونه تا فایل قابل استفاده
نمونهٔ متناسب را در ویرایشگر باز کنید؛ متن‌های داخل کروشه اطلاعات واقعی شما نیستند و باید تکمیل یا حذف شوند. نام سند را مشخص کنید، پیش‌نمایش را بخوانید و خروجی Word یا PDF بگیرید. فایل Word پس از دریافت قابل ویرایش است؛ نمایش صفحه و فونت را در برنامهٔ مقصد دوباره بررسی کنید. در گوشی، گزینهٔ PDF ممکن است در منوی چاپ یا اشتراک در دسترس باشد. ذخیره در پوشهٔ نامه‌ساز اختیاری و روی همین دستگاه است.
تکمیل قالب اصلی و دریافت Word یا PDF ←
تدوین: نامه‌ساز · ویرایش محتوایی: · نمونهٔ نگارشی، بدون تأیید رسمی سازمان یا تضمین نتیجه
چه اطلاعاتی لازم است؟
- نام فرستنده: نام یا عنوان خودتان.
- گیرنده: عنوان فرد یا واحد مسئول.
- تاریخ شروع / رویداد: تاریخ واقعی رویداد یا شروع بازه؛ تاریخ امروز خودکار جایگزین نمی‌شود..
- تاریخ پایان: تاریخ پایان یا موعد پیشنهادی؛ با تاریخ شروع مقایسه کنید..
- توضیحات و جزئیات: کارهای انجام‌شده، کارهای باز، موانع و تصمیمی که از گیرنده می‌خواهید..
چه چیزی نباید بنویسید؟
کار انجام‌شده، کار باز و مانع را جدا بنویسید. اطلاعاتی را که نمی‌دانید خالی بگذارید؛ مبلغ، تاریخ، نام یا مدرک ساختگی وارد نکنید. اگر موضوع به تعهد حقوقی یا مالی مربوط است، متن را با فرد متخصص بررسی کنید.
پیش از ارسال
- کارهای انجام‌شده، کارهای باز، موانع و تصمیمی که از گیرنده می‌خواهید.
- کار انجام‌شده، کار باز و مانع را جدا بنویسید.
موضوع را با متن تطبیق دهید. عنوان گیرنده باید قابل شناسایی باشد. تاریخ سربرگ لزوماً همان تاریخ رویداد نیست. اگر به پیوست اشاره کرده‌اید، فایل مربوط را واقعاً همراه نامه بفرستید. متن نهایی را یک بار در قالب چاپی بخوانید و بعد از باز کردن در Word، ترتیب سطرها را بررسی کنید.