نمونه نامه درخواست دستور جلسه + راهنما و متن قابل ویرایش
برای دریافت موضوعها و خروجی مورد انتظار پیش از یک جلسهٔ مشخص؛ با یک متن ساده و قابل ویرایش شروع کنید.
این نامه چه زمانی مناسب است؟
برای دریافت موضوعها و خروجی مورد انتظار پیش از یک جلسهٔ مشخص. این قالب نقطه شروع نگارش است و نتیجه درخواست را تضمین نمی‌کند. عنوان گیرنده و شرح درخواست را با موقعیت واقعی خودتان سازگار کنید.
نمونه متن کامل
موضوع: درخواست دستور جلسه [گیرنده] با سلام و احترام برای آمادگی حضور در جلسهٔ [نام جلسه] با زمان اعلام‌شدهٔ [زمان جلسه]، درخواست دریافت دستور جلسه و توضیح [توضیحات و جزئیات] را دارم. لطفاً موضوعها، خروجی مورد انتظار و مدارک ضروری پیش از جلسه اعلام شود. با احترام [نام فرستنده]
انتخاب متن مناسب موقعیت شما
دستور جلسه به شرکت‌کننده کمک میکند برای گفت‌وگو آماده شود و پرسش‌های مرتبط را همراه داشته باشد. این درخواست پیش از جلسه مطرح می‌شود و با درخواست صورتجلسه یا جمع‌بندی پس از برگزاری تفاوت دارد. نمونه‌ها برای دریافت فهرست موضوعها و روشن کردن سهم یک شرکت‌کننده نوشته شده‌اند. مسئولیت ارائه، تصمیم نهایی یا حضور افراد را از روی یک دعوت کلی قطعی ندانید.
دریافت موضوعهای پیش از جلسه
موضوع: درخواست دستور جلسه [عنوان] [هماهنگ‌کنندهٔ جلسه] با سلام و احترام برای جلسهٔ [عنوان] در [زمان اعلام‌شده]، خواهشمندم موضوعهای اصلی، خروجی مورد انتظار و مدارک ضروری برای مطالعهٔ قبلی را اعلام فرمایید. اگر نسخهٔ اولیهٔ دستور جلسه وجود دارد، لطفاً روش دسترسی به آن و مرجع اطلاع از تغییرها معرفی شود. با احترام [نام]
روشن کردن سهم مورد انتظار از شرکت‌کننده
موضوع: هماهنگی آمادگی برای جلسه [مرجع] [گیرنده] با سلام و احترام در ادامهٔ دعوت [مرجع واقعی]، مایلم روشن شود دربارهٔ بخش [موضوع مرتبط] چه اطلاعات یا ارائه‌ای از اینجانب انتظار می‌رود. لطفاً محدوده، زمان تقریبی و قالب مورد نیاز را مشخص کنید تا آمادگی بر اساس انتظار واقعی انجام شود. با سپاس [نام]
پیش از جلسه، پرسش آماده‌سازی را از تصمیم نهایی جدا کنیم
اگر زمان جلسه هنوز پیشنهاد است، همان را ذکر کنید و آن را تأییدشده ننویسید. نام موضوع‌هایی را که در دعوت آمده تکرار کنید و فقط بخش مبهم را بپرسید. درخواست دستور جلسه نباید فهرست تصمیم‌های هنوز گرفته‌نشده را به شکل مصوبه نمایش دهد. برای فایل‌های داخلی، مسیر مجاز دسترسی را بخواهید و اطلاعات محرمانه را به جمعی بزرگ‌تر نفرستید. اگر قرار است ارائه کنید، مدت و دامنهٔ آن را روشن کنید؛ قبول مسئولیت تازه نیازمند هماهنگی واقعی است. این نامه برای آماده‌سازی است و نقش دبیر یا تصمیم‌گیرنده ایجاد نمی‌کند.
از نمونه تا فایل قابل استفاده
نمونهٔ متناسب را در ویرایشگر باز کنید؛ متن‌های داخل کروشه اطلاعات واقعی شما نیستند و باید تکمیل یا حذف شوند. نام سند را مشخص کنید، پیش‌نمایش را بخوانید و خروجی Word یا PDF بگیرید. فایل Word پس از دریافت قابل ویرایش است؛ نمایش صفحه و فونت را در برنامهٔ مقصد دوباره بررسی کنید. در گوشی، گزینهٔ PDF ممکن است در منوی چاپ یا اشتراک در دسترس باشد. ذخیره در پوشهٔ نامه‌ساز اختیاری و روی همین دستگاه است.
تکمیل قالب اصلی و دریافت Word یا PDF ←
تدوین: نامه‌ساز · ویرایش محتوایی: · نمونهٔ نگارشی، بدون تأیید رسمی سازمان یا تضمین نتیجه
چه اطلاعاتی لازم است؟
- نام فرستنده: نام واقعی فرستنده.
- گیرنده: واحد یا فرد مسئول این درخواست.
- نام جلسه: عنوان یا مرجع دعوت واقعی.
- زمان جلسه: زمان اعلام‌شده؛ ابهام را توضیح دهید.
- توضیحات و جزئیات: برای دریافت موضوعها و خروجی مورد انتظار پیش از یک جلسهٔ مشخص.
چه چیزی نباید بنویسید؟
موضوع پیشنهادی را مصوبه و دعوت را پذیرش مسئولیت قطعی ننویسید. اطلاعاتی را که نمی‌دانید خالی بگذارید؛ مبلغ، تاریخ، نام یا مدرک ساختگی وارد نکنید. اگر موضوع به تعهد حقوقی یا مالی مربوط است، متن را با فرد متخصص بررسی کنید.
پیش از ارسال
- برای دریافت موضوعها و خروجی مورد انتظار پیش از یک جلسهٔ مشخص
- موضوع پیشنهادی را مصوبه و دعوت را پذیرش مسئولیت قطعی ننویسید.
موضوع را با متن تطبیق دهید. عنوان گیرنده باید قابل شناسایی باشد. تاریخ سربرگ لزوماً همان تاریخ رویداد نیست. اگر به پیوست اشاره کرده‌اید، فایل مربوط را واقعاً همراه نامه بفرستید. متن نهایی را یک بار در قالب چاپی بخوانید و بعد از باز کردن در Word، ترتیب سطرها را بررسی کنید.