نمونه نامه درخواست دریافت جمعبندی جلسه + راهنما و متن قابل ویرایش
برای پرسیدن نسخهٔ قابل ارائه یا روشن کردن یک اقدام پس از جلسه؛ با یک متن ساده و قابل ویرایش شروع کنید.
این نامه چه زمانی مناسب است؟
برای پرسیدن نسخهٔ قابل ارائه یا روشن کردن یک اقدام پس از جلسه. این قالب نقطه شروع نگارش است و نتیجه درخواست را تضمین نمی‌کند. عنوان گیرنده و شرح درخواست را با موقعیت واقعی خودتان سازگار کنید.
نمونه متن کامل
موضوع: درخواست دریافت جمعبندی جلسه [گیرنده] با سلام و احترام دربارهٔ جلسهٔ مرتبط با [مرجع جلسه] و توضیح [توضیحات و جزئیات]، درخواست دریافت جمعبندی قابل ارائه یا اعلام مسیر روشن شدن موارد لازم را دارم. لطفاً مرجع و اقدام بعدی معرفی شود. با احترام [نام فرستنده]
انتخاب متن مناسب موقعیت شما
در این صفحه مخاطبِ دریافت جمعبندی هستید، نه تهیه‌کنندهٔ صورتجلسه. موضوع جلسه و نیاز خود به اطلاعات را مشخص کنید و اگر فقط دربارهٔ یک اقدام ابهام دارید، همان را بپرسید. متن، تصمیم‌های جلسه یا موافقت حاضران را از خود ایجاد نمی‌کند. نسخهٔ پیش‌نویس، یادداشت شخصی و جمعبندی تأییدشده نیز نباید یکسان معرفی شوند.
درخواست نسخهٔ قابل ارائه
موضوع: درخواست جمعبندی جلسهٔ [موضوع] [مسئول هماهنگی] با سلام و احترام برای پیگیری [هدف واقعی]، درخواست دارم مسیر دریافت جمعبندی قابل ارائهٔ جلسهٔ [موضوع و تاریخ] اعلام شود. در صورت وجود محدودیت دسترسی، لطفاً اطلاعات مرتبطِ قابل ارائه یا مرجع پاسخ‌گو معرفی شود. با احترام [نام]
روشن کردن اقدام بعد از جلسه
موضوع: درخواست توضیح دربارهٔ اقدام جلسه [گیرنده] با سلام و احترام پیرو جلسهٔ [مرجع واقعی]، دربارهٔ اقدام [موضوع مشخص] نیازمند روشن شدن [پرسش] هستم. خواهشمندم وضعیت تصمیم و مرجع پیگیری اعلام شود تا ادامهٔ کار بر اساس اطلاعات درست انجام گیرد. با سپاس [نام]
یادآوری جلسه را جای تصمیم نهایی ننویسیم
تاریخ و موضوع را به قدر اطلاع واقعی ثبت کنید و به جلسه‌ای که در آن حضور یا مرجع معتبر نداشته‌اید، تصمیم قطعی نسبت ندهید. درخواست خود را به اطلاعات لازم محدود کنید و دسترسی به یادداشت‌های خصوصی یا بخش‌های محرمانه را فرض نگیرید. اگر دربارهٔ مسئول اقدام اختلاف برداشت دارید، آن را پرسش بنامید و نام فرد را بدون هماهنگی متعهد نکنید. نسخهٔ نهایی و پیش‌نویس را در پیگیری‌ها مشخص نگه دارید.
از نمونه تا فایل قابل استفاده
نمونهٔ متناسب را در ویرایشگر باز کنید؛ متن‌های داخل کروشه اطلاعات واقعی شما نیستند و باید تکمیل یا حذف شوند. نام سند را مشخص کنید، پیش‌نمایش را بخوانید و خروجی Word یا PDF بگیرید. فایل Word پس از دریافت قابل ویرایش است؛ نمایش صفحه و فونت را در برنامهٔ مقصد دوباره بررسی کنید. در گوشی، گزینهٔ PDF ممکن است در منوی چاپ یا اشتراک در دسترس باشد. ذخیره در پوشهٔ نامه‌ساز اختیاری و روی همین دستگاه است.
تکمیل قالب اصلی و دریافت Word یا PDF ←
تدوین: نامه‌ساز · ویرایش محتوایی: · نمونهٔ نگارشی، بدون تأیید رسمی سازمان یا تضمین نتیجه
چه اطلاعاتی لازم است؟
- نام فرستنده: نام یا عنوان واقعی خودتان.
- گیرنده: نام واحد یا مسئول واقعی درخواست.
- مرجع جلسه: موضوع و تاریخ واقعی یا مرجع قابل شناسایی.
- توضیحات و جزئیات: موضوع جلسه، نیاز واقعی به اطلاعات و مورد مبهم؛ تصمیم یا مسئولیت تأییدنشده نسازید..
چه چیزی نباید بنویسید؟
پیش‌نویس و تصمیم تأییدشده و نیز دسترسی مجاز به اطلاعات را از هم جدا کنید. اطلاعاتی را که نمی‌دانید خالی بگذارید؛ مبلغ، تاریخ، نام یا مدرک ساختگی وارد نکنید. اگر موضوع به تعهد حقوقی یا مالی مربوط است، متن را با فرد متخصص بررسی کنید.
پیش از ارسال
- موضوع جلسه، نیاز واقعی به اطلاعات و مورد مبهم؛ تصمیم یا مسئولیت تأییدنشده نسازید.
- پیش‌نویس و تصمیم تأییدشده و نیز دسترسی مجاز به اطلاعات را از هم جدا کنید.
موضوع را با متن تطبیق دهید. عنوان گیرنده باید قابل شناسایی باشد. تاریخ سربرگ لزوماً همان تاریخ رویداد نیست. اگر به پیوست اشاره کرده‌اید، فایل مربوط را واقعاً همراه نامه بفرستید. متن نهایی را یک بار در قالب چاپی بخوانید و بعد از باز کردن در Word، ترتیب سطرها را بررسی کنید.