نمونه نامه گزارش کسری اقلام تحویلی + راهنما و متن قابل ویرایش
برای معرفی اختلاف مشاهده‌شده میان اقلام دریافتی و مرجع سفارش؛ با یک متن ساده و قابل ویرایش شروع کنید.
این نامه چه زمانی مناسب است؟
برای معرفی اختلاف مشاهده‌شده میان اقلام دریافتی و مرجع سفارش. این قالب نقطه شروع نگارش است و نتیجه درخواست را تضمین نمی‌کند. عنوان گیرنده و شرح درخواست را با موقعیت واقعی خودتان سازگار کنید.
نمونه متن کامل
موضوع: گزارش کسری اقلام تحویلی [گیرنده] با سلام و احترام دربارهٔ تحویل مرتبط با مرجع [مرجع تحویل یا سفارش] در [تاریخ دریافت]، اختلاف مشاهده‌شده [توضیحات و جزئیات] است. خواهشمندم موضوع تطبیق داده و مسیر بررسی نتیجه اعلام شود. با احترام [نام فرستنده]
انتخاب متن مناسب موقعیت شما
گزارش کسری باید مقایسه‌ای روشن میان اقلام واقعاً دریافت‌شده و یک مرجع واقعی داشته باشد. پیش از بررسی، مسئولیت فروشنده، فرستنده یا حمل‌کننده را قطعی ننویسید. این نامه درخواست تطبیق است، نه اثبات علت یا میزان خسارت. نمونهٔ دوم برای تکمیل اطلاعات گزارش قبلی است تا تعدادها و اقلام تازه با پروندهٔ دیگری اشتباه نشوند.
گزارش اختلاف اقلام
موضوع: درخواست بررسی اقلام تحویلی [مرجع] [گیرنده] با سلام و احترام در تحویل مربوط به [مرجع واقعی] در [تاریخ]، اقلام دریافت‌شده [فهرست واقعی] با مرجع [سفارش یا سند واقعی] در مورد [شرح اختلاف] نیازمند تطبیق است. لطفاً روش بررسی و مدارک ضروری را اعلام فرمایید. با احترام [نام]
اطلاعات تکمیلی شمارش اقلام
موضوع: تکمیل گزارش اقلام [مرجع واقعی] [گیرنده] با سلام و احترام پیرو گزارش [تاریخ]، توضیح تکمیلی دربارهٔ قلم [نام]، [شرح و تعداد واقعی] است. خواهشمندم این مورد در تطبیق پرونده لحاظ و نتیجه یا اطلاعات لازم برای ادامه اعلام شود. با سپاس [نام]
فهرست دریافت را با ادعای علت مخلوط نکنیم
تعداد و نام اقلام را با واحد روشن بنویسید و اگر شمارش هنوز قطعی نیست، همین را بیان کنید. تصویر یا سند موجود را دقیق معرفی کنید و به مدرک ناموجود اشاره نکنید. دریافت بخشی از سفارش را به معنی تأیید کامل یا پذیرش همهٔ اقلام ننویسید. اطلاعات اشخاص نامرتبط را در گزارش عمومی نگذارید؛ نتیجهٔ تطبیق و اقدام بعدی باید از مرجع مسئول دریافت شود.
از نمونه تا فایل قابل استفاده
نمونهٔ متناسب را در ویرایشگر باز کنید؛ متن‌های داخل کروشه اطلاعات واقعی شما نیستند و باید تکمیل یا حذف شوند. نام سند را مشخص کنید، پیش‌نمایش را بخوانید و خروجی Word یا PDF بگیرید. فایل Word پس از دریافت قابل ویرایش است؛ نمایش صفحه و فونت را در برنامهٔ مقصد دوباره بررسی کنید. در گوشی، گزینهٔ PDF ممکن است در منوی چاپ یا اشتراک در دسترس باشد. ذخیره در پوشهٔ نامه‌ساز اختیاری و روی همین دستگاه است.
تکمیل قالب اصلی و دریافت Word یا PDF ←
تدوین: نامه‌ساز · ویرایش محتوایی: · نمونهٔ نگارشی، بدون تأیید رسمی سازمان یا تضمین نتیجه
چه اطلاعاتی لازم است؟
- نام فرستنده: نام یا عنوان واقعی خودتان.
- گیرنده: نام واحد یا مسئول واقعی درخواست.
- مرجع تحویل یا سفارش: مرجع واقعی برای تطبیق اقلام.
- تاریخ دریافت: زمان واقعی دریافت یا مشاهده.
- توضیحات و جزئیات: نام و تعداد اقلام واقعی، مستند تطبیق و درخواست بررسی؛ علت یا مسئول کسری را حدس نزنید..
چه چیزی نباید بنویسید؟
شرح اختلاف، دریافت کامل یا مسئولیت اشخاص را بدون بررسی قطعی اعلام نکنید. اطلاعاتی را که نمی‌دانید خالی بگذارید؛ مبلغ، تاریخ، نام یا مدرک ساختگی وارد نکنید. اگر موضوع به تعهد حقوقی یا مالی مربوط است، متن را با فرد متخصص بررسی کنید.
پیش از ارسال
- نام و تعداد اقلام واقعی، مستند تطبیق و درخواست بررسی؛ علت یا مسئول کسری را حدس نزنید.
- شرح اختلاف، دریافت کامل یا مسئولیت اشخاص را بدون بررسی قطعی اعلام نکنید.
موضوع را با متن تطبیق دهید. عنوان گیرنده باید قابل شناسایی باشد. تاریخ سربرگ لزوماً همان تاریخ رویداد نیست. اگر به پیوست اشاره کرده‌اید، فایل مربوط را واقعاً همراه نامه بفرستید. متن نهایی را یک بار در قالب چاپی بخوانید و بعد از باز کردن در Word، ترتیب سطرها را بررسی کنید.